一笔坏账的前世【真实案例改编】

成功案例 2019-01-01 12:14:30

  电器公司以生产销售高压真空断器为主业。在业务回顾过程中,财务部门发现记录在成功电器公司名下的一笔2.1万元应收账款早已过了账期。经过和业务核对,确认这笔欠款已成了呆坏账。

  1.2011年12月,电器公司主管某片区的业务经理谢金收到成功设备公司采购员孟平的电线高压真空断器。谢金正好在成功电气设备公司所在的城市营销产品,于是,谢金和孟平见面洽谈业务。

  2.孟平完全同意谢金所提出的“先款后货,全款付清再予以发货”的商务条款;但谢金要求以现金进行结算,对“销售后立即开具的条款”,孟平要求等他通知时再予以开票。

  3.谢金对孟平所提交的营业执照、税务登记证等进行了审验,并按照公司的要求履行了相关程序,但谢金未到客户单位去现场。

  4.孟平在1周左右后将现金交存银行并汇入电器公司的账户,电器公司如期发货,孟平通知:暂不开具专用。

  5. 3个月左右后,孟平给谢金打电话,又要求订购同规格型号的2台ZN63高压真空断器,商务条款和上次相同,货款仍为2.1万元,合同签订后,孟平在所在城市约见了谢金,对合作事宜进行了简单沟通。

  6.又过了2月左右,孟平催货了;在电话里,孟平很激动地说,我款也付了,你们怎么还不发货?谢金问他付款的日期,孟平报出了上次汇付货款的日期。

  7.谢金当时并未在公司,他打电话询问公司财务部:某年某月某日,成功设备公司是否付过2.1万元货款。

  8.经核对应收账款账目,财务人员确认了成功设备公司的付款,由于电器公司未开具入账,财务人员对相关业务情况并不清楚。

  9.于是,公司再次发货,在此后的2个月内,孟平向电器公司财务部催要,取得了专用。

  10.在这次核查过程中,谢金打电话给孟平,说:“第二次购货,你没有付款啊?”可是孟平却说:“款我已经付了”;谢金问:“付给谁了?”孟平说:“付给你呐!合同写得清清楚楚,不是现金结算吗?上次我们见面,我直接给你的啊!”一听到孟平此话,谢金大汗淋漓,货款被了!在电话中,谢金振振有词:“合同不是约定全款付清才予以发货吗?我没有付款,你们能发货吗?而且,你们也开了,开时也没有说我公司没有支付货款啊!”

  上述案例是笔者根据真实事实改编的。在本案中,应收账款诈骗金额虽然不高,但对手瞄准了企业内控管理的缺陷和不足,,精心设局,令人叹为观止。解剖这个“麻雀”,可为我们开展内控管理工作提供借鉴。

  1.在客户资信调查阶段,在有条件的情况下,谢金未对成功设备公司进行现场,未开展企业信誉调查,未能从整体上对交易对手制定有效的营销策略和方法。

  2.应正确地选择交易方式。在案例中,谢金由于风险意识不足,贸然同意客户在合同中约定“现金”的结算方式,这就为对手“挖坑”提供了可乘之机。由于现金的固有风险,企业间的交易一般应避免采取现金结算。严禁业务人员接触现金,既可以避免出现现金被挪用盗窃的风险,又可以业务人员。

  3.要做好合同的评审工作。案例中,电器公司的合同未经过严格的审核,其中的瑕疵未能得到纠正。由于汉语是一个高度意会的语言,在签订合同时,应对重要事项逐一明确,要明确对手的具体付款方式和付款日期,己方的具体发货日期及相应的宽延期。合同应严格定义,在业务中进行“点对点”的硬核对、追账,这样,业务才好顺利地开展。所以,在合同中只笼统地签署“先款后货”或合同签订为A,客户执行的却是B,这样是不行的,这会加大购销风险,而且在产生争议时,将增加举证难度和举证成本。

  4.要严格工作流程,对业务工作进行标准化,对业务人员进行专业培训。在本案中,电器公司迫于骗子的“压力”,按照骗子所设计的径进行了回款核对,在没有把问题搞清楚的前提下,张冠李戴,导致货物被骗,这是电器公司比较被动的关键所在。谢金电话查帐的通知、财务人员的查帐、业务部门和财务部门的沟通以及的开具等都不同程度地存在着问题,显得“很不专业”。如果我们很专业地查到“客户二次订货,一次付款”情况,货是万万发不出去的。在工作标准化、严密工作流程以及职工培训方面,有许多外资企业做得比较到位,值得学习。在此,向会计人推荐一本财务管理全过程实战图书《战略预算-管理界的工业》,很值得一读,在文章左下角的“阅读原文”里可以点击了解一下。

  5.要认识到内控的固有风险,要用先进的管理信息系统工具和方法进行内控管理。在内控管理中,要使用先进的信息管理系统,否则,就像的案例一样,由于专用开具延后及未及时入账,财务和业务部门均成了信息沟通的“孤岛”,会计控制在这一时刻“失效”。当然,在税务机关“以票管税“的征管模式影响下,纳税人为了减少税企纷争,将营业收入会计核算锚定在销售开具额上,自然是不得其理的。财税相揖别,会计控制还是要归本复位于会计准则和会计制度。

  对于这笔呆坏账,电器公司的业务员和法务工作者还是要采取各种措施进行积极催收,并平衡诉讼成本和收益,确定是否提出民事诉讼或以涉嫌诈骗向机关报案;财务部要根据会计准则和制度的要求作好相应核算工作。

  此外,亡羊补牢,将成功设备公司和孟平计入客户是电器公司的应有之举,否则,你不加强控制,“说不好,骗子又在前面不远处等着你,向你招手呐!”

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